Nathan Thompson
Business & Industry eNews, une publication bimensuelle de la Minnesota Society of Certified Public Accountants*
Les lois sur les biens non réclamés peuvent prêter à confusion et créer des pièges pour les non-informés. En vertu de la loi du Minnesota, une entreprise qui ne déclare pas en temps opportun et ne remet pas les biens non réclamés peut être frappée de sanctions et d'intérêts sévères.
Par conséquent, les entreprises doivent comprendre et respecter les lois sur les biens non réclamés.
Qu'est-ce qu'un bien non réclamé ?
Les biens non réclamés désignent généralement les biens incorporels abandonnés. Les exemples courants incluent :
- Comptes bancaires dormants
- Salaires non réclamés
- Dettes impayées
- Surcoûts non remboursés
- Dépôts pour la réparation ou l'achat de biens ou de services
En vertu de la loi du Minnesota, cependant, les biens non réclamés n'incluent pas les chèques-cadeaux, les cartes-cadeaux ou les comptes de mise de côté émis ou gérés par une entreprise de vente de biens corporels ou de services au détail. Les entreprises courantes qui ont généralement des biens non réclamés comprennent :
- Détaillants
- Fabricants
- Courtiers
- Agents immobiliers
- Hôpitaux
- Cliniques
- Compagnies pétrolières et gazières
- Institutions financières
- Les compagnies d'assurance
La partie chargée de signaler et de transmettre les biens non réclamés à l'État est connue sous le nom de « détenteur ». Les exigences de déclaration surviennent lorsque le titulaire a détenu certains biens pendant une période déterminée, appelée période de dormance. Différentes périodes de dormance existent pour différents types de biens. Par exemple, les chèques de salaire non encaissés deviennent des biens non réclamés après une période d'un an, et les paiements en trop des clients deviennent des biens non réclamés après une période de trois ans.
Détermination du « titulaire »
La confusion sur la partie qui est le détenteur est un problème courant, car le détenteur n'est pas toujours la partie qui a la garde du bien. Par exemple, de nombreuses entreprises externalisent les programmes de remise à des tiers appelés maisons de traitement. En règle générale, ces maisons d'exécution sont responsables de l'administration du programme de remise au nom de l'entreprise. La société d'exécution collecte et traite la demande de remise et remet ensuite un chèque de remise au consommateur. Si le consommateur n'encaisse pas le chèque de remboursem*nt, le remboursem*nt inutilisé devient un bien non réclamé après l'expiration de la période de dormance. Les entreprises peuvent penser qu'elles ne sont pas titulaires dans ces situations. Malgré l'externalisation du programme de remboursem*nt, l'entreprise peut être responsable de la remise des remboursem*nts non réclamés à l'État. Par conséquent, l'entreprise voudra comprendre la loi applicable pour déterminer si elle est exposée à ces situations.
Diligence raisonnable et exigences de dépôt
Afin d'être dégagés de toute responsabilité, les titulaires doivent faire preuve de diligence raisonnable pour trouver le propriétaire légitime des biens. En vertu de la loi du Minnesota, un titulaire doit envoyer un avis écrit au propriétaire présumé au plus tard 120 jours avant de déposer un rapport si :
- Les registres du titulaire contiennent une adresse pour le propriétaire présumé que les registres ne divulguent pas comme inexacte.
- Le délai de prescription n'empêche pas le propriétaire présumé d'intenter une action.
- La propriété a une valeur de 100 $ ou plus.
Les détenteurs de biens non réclamés doivent déclarer et transmettre, quel que soit le montant, les biens non réclamés au ministère du Commerce du Minnesota. Pour les biens qui deviennent des biens non réclamés le 30 juin, la plupart des détenteurs doivent déclarer avant le 1er novembre de la même année, tandis que les compagnies d'assurance-vie doivent déclarer avant le 1er octobre.
Un défaut de déclaration entraîne un délit. Un refus délibéré de payer ou de livrer des biens non réclamés entraîne un délit grave. Des pénalités supplémentaires et un intérêt de 12 % peuvent également être imposés.
Conseils pour conseiller les clients qui pourraient être titulaires
- Mettre en place des procédures pour surveiller la période de dormance des biens détenus. Sachez que différentes périodes de dormance existent pour différents types de biens.
- Passez en revue les politiques de conservation des enregistrements. En vertu de la loi du Minnesota, le délai de prescription est généralement de 10 ans après le dépôt d'un rapport. Conservez les documents applicables, y compris les copies de tous les rapports et remises déposés, avant l'expiration du délai de prescription. Si un titulaire n'est pas en mesure de produire des registres, les vérificateurs peuvent tenter d'estimer le passif en souffrance pour les années sans registres. L'utilisation d'estimations par l'auditeur peut créer des résultats draconiens.
- Envisagez de déposer des rapports antérieurs pour commencer à exécuter le délai de prescription. Le défaut de déposer un rapport permet au Département du commerce de vérifier et d'imposer des pénalités et des intérêts pour une durée indéterminée. Le délai de prescription ne commence pas tant qu'un rapport n'est pas déposé.
- Si un tiers administre des remises aux consommateurs (c'est-à-dire des maisons de distribution), examinez les contrats et les dossiers pour déterminer quelle entité est responsable de signaler et de remettre les biens non réclamés à l'État.
- Si vous faites l'objet d'une vérification, demandez l'avis d'un professionnel compétent dans le domaine des biens non réclamés. Un professionnel compétent identifiera toutes les défenses applicables qui peuvent aider le titulaire à éviter ou à réduire sa responsabilité. Le professionnel peut également être en mesure d'obtenir un résultat favorable par la négociation.
*Cet article a été initialement publié dans l'édition du 27 août 2019 deNouvelles électroniques sur les affaires et l'industrie,une publication bimensuelle de la Minnesota Society of Certified Public Accountants. Réutilisé et republié avec l'autorisation de l'éditeur.
