Wie erstellen und verwalten Sie ein Programmbudget und einen Zeitplan? (2024)

Die Erstellung eines Programmbudgets erfordert die Identifizierung und Quantifizierung mehrerer Elemente, wie z. B. Personalkosten, Sachkosten, Verwaltungskosten und Einnahmen. Zu den Personalkosten gehören Gehälter, Sozialleistungen, Steuern und andere personalbezogene Aufwendungen. Die Sachkosten umfassen Material, Verbrauchsmaterialien, Ausrüstung, Reisen, Kommunikation und andere direkte Ausgaben. Die Verwaltungskosten umfassen Miete, Nebenkosten, Versicherungen, Wirtschaftsprüfungen, Rechtskosten und andere indirekte oder gemeinwirtschaftliche Ausgaben. Einnahmequellen können Zuschüsse, Spenden, Gebühren und andere Einnahmen sein. Das Programmbudget sollte die Ressourcen widerspiegeln, die zur Erreichung der Programmergebnisse erforderlich sind, sowie die Quellen und Verwendungen der Mittel. Darüber hinaus sollte es mit den allgemeinen Finanzrichtlinien und -verfahren der Organisation übereinstimmen und alle Anforderungen an Spender oder Zuschüsse erfüllen.

Eine Programmzeitleiste ist eine visuelle Darstellung der Reihenfolge und Dauer der Programmaktivitäten und Meilensteine. Es sollte das Start- und Enddatum des Programms sowie die wichtigsten Aufgaben, Ergebnisse und Fristen für jede Phase enthalten. Darüber hinaus sollten die Rollen und Verantwortlichkeiten des Programmteams und der Stakeholder sowie die Abhängigkeiten und Risiken, die sich auf den Fortschritt auswirken können, angegeben werden. Bei der Entwicklung eines Programmzeitplans müssen Sie Programmphasen, Aktivitäten, Meilensteine und Ressourcen definieren und organisieren. Zu den Programmphasen gehören die Planung, Durchführung, Überwachung und Auswertung. Zu den Programmaktivitäten gehören Forschung, Schulung, Öffentlichkeitsarbeit oder Interessenvertretung. Programmmeilensteine sind messbare Outputs oder Ergebnisse wie Berichte, Produkte, Ereignisse oder Indikatoren. Schließlich sind Programmressourcen personelle, finanzielle, technische und logistische Ressourcen, die für jede Aktivität oder jeden Meilenstein zugewiesen oder benötigt werden.

Die Erstellung eines Programmbudgets ist nur der erste Schritt. Sie müssen auch Ihr Programmbudget während des gesamten Programmzyklus überwachen und kontrollieren, um sicherzustellen, dass Sie innerhalb Ihrer Grenzen bleiben und Ihren finanziellen Verpflichtungen nachkommen. Dazu gehören die regelmäßige Verfolgung und Aufzeichnung der tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben des Programms, die Prognose zukünftiger Einnahmen und Ausgaben auf der Grundlage der aktuellen und erwarteten Leistung, die Anpassung des Budgets, um Änderungen des Umfangs, der Aktivitäten, der Ressourcen oder der Annahmen widerzuspiegeln, und die Berichterstattung über den Budgetstatus und die Leistung an das Programmteam, das Management, die Spender und andere Interessengruppen.

Es reicht nicht aus, eine Programmzeitleiste zu erstellen. Sie müssen es während des gesamten Programmzyklus verwalten, um sicherzustellen, dass Sie pünktlich liefern und die Qualitätsstandards erfüllen. Dazu gehören die Planung von Aktivitäten und Meilensteinen, die Überwachung des tatsächlichen Fortschritts und der Fertigstellung anhand des geplanten Zeitplans, die Kontrolle von Problemen oder Verzögerungen, die sich darauf auswirken können, und die Kommunikation mit dem Programmteam, dem Management, den Spendern und anderen Stakeholdern über den Status und die Leistung des Programmzeitplans.

Um Ihr Programmbudget und Ihren Zeitplan zu erstellen und zu verwalten, stehen Ihnen online oder offline eine Vielzahl von Tools und Ressourcen zur Verfügung. Budgetvorlagen sind beispielsweise vorformatierte Tabellenkalkulationen oder Dokumente, die eine Standardstruktur und ein Standardformat für Ihr Programmbudget bereitstellen. Darüber hinaus ist Budgetsoftware in Form von Anwendungen oder Plattformen verfügbar, mit denen Sie Ihr Programmbudget elektronisch erstellen, bearbeiten, verfolgen, prognostizieren, anpassen und melden können. In ähnlicher Weise handelt es sich bei Zeitleistenvorlagen um vorgefertigte Diagramme oder Diagramme, die ein visuelles Layout und Format für Ihre Programmzeitleiste bereitstellen. Timeline-Software ist auch als Anwendungen oder Plattformen verfügbar, mit denen Sie Ihre Programm-Timeline elektronisch erstellen, bearbeiten, überwachen, steuern und kommunizieren können.

Entwicklung gemeinnütziger Programme

+ Folgen

Vielen Dank für Ihr Feedback

Ihr Feedback ist privat. Mit „Gefällt mir“ oder durch Reagieren können Sie die Unterhaltung in Ihr Netzwerk bringen.