Utiliser la règle des 80/20 pour améliorer votre productivité (2024)

L'un des avantages d'être entrepreneur est que vous n'avez pas à respecter trop de règles. Au lieu de cela, vous pouvez les créer.

Cependant, en matière de productivité, il existe quelques règles dont vous pourriez bénéficier. La règle de productivité 80/20 en fait partie. Il indique clairement que 80% de vos résultats proviennent de 20% de vos efforts. Ce principe a été développé par Vilferdo Pareto, un économiste et sociologue italien qui a été le premier à observer la règle lors de l'analyse des tendances de la répartition des richesses et des revenus en Europe.

Il a constaté que 20% de la population possédait 80% de la richesse. La règle 80/20 peut être appliquée à différentes situations, mais les propriétaires de petites entreprises peuvent utiliser la règle de productivité 80/20 spécifiquement pour devenir plus efficaces avec la façon dont ilspasser leur tempset comment ils gèrent leur entreprise. Voici comment utiliser cette règle à votre avantage.

Regardez attentivement où vous passez votre temps

Nous répartissons tous notre temps et notre productivité tout au long de la journée. En ce qui concerne votre petite entreprise, déterminez à quoi vous consacrez du temps pendant chaque heure de travail si vous le pouvez.

C'est l'occasion idéale de consulter votre calendrier et d'être complètement honnête sur ce que vous faites de tout votre temps. Une fois que vous avez affiné vos tâches quotidiennes, voyez si vous pouvez les regrouper en fonction du type de travail.

Par exemple, vous passez peut-être du temps à travailler sur les ventes et le marketing, à former votre équipe, à produire des produits, à rédiger du contenu, etc. Lorsque vous avez établi vos groupes, il est temps de commencer à mesurer les résultats. La plupart des gens choisissent de mesurer les règles en fonction des bénéfices, mais si vous développez un certain domaine de votre entreprise, vous souhaiterez peut-être utiliser un autre facteur pour mesurer ce que vous êtes capable de produire.

Mais disons que pour cet exemple, vous choisissez le revenu et le profit. Vous regarderez quelles tâches sont les plus rentables pour vous. Certaines tâchesne peut générer aucun revenupour votre entreprise et vous voudrez peut-être limiter le temps que vous y consacrez.

Prenez soin de vos 20 % d'abord

Si vous avez constaté que 20 % de vos efforts aboutissent réellement à 80 % de vos résultats, vous voudrez prioriser etaméliorercette marge de 20 %. Cela signifie souvent en prendre soin en premier lorsque vous commencez votre journée de travail. Y a-t-il des tâches qui vous soulageraient si vous les accomplissiez, quoi qu'il se passe d'autre pendant la journée ?

Si vous êtes un pigiste, cette tâche peut être le travail de votre client. Une fois que le travail du client est terminé et rendu, vous savez que vous serez payé. À partir de là, si vous ne pouvez pas répondre aux e-mails assez rapidement ou faire de la sensibilisation, ce n'est pas si préjudiciable à votre productivité ethoraire quotidien.

Prévoyez de planifier vos tâches les plus axées sur les résultats tôt dans la journée afin d'assurer le succès de votre entreprise. Vous travaillerez par étirements, mais le premier étirement sera souvent plus important/significatif que le dernier étirement.

Ne perdez pas trop de temps sur les autres 80 %

Nous savons donc que la règle de productivité 80/20 est assez claire. Nous savons que nous devrons accomplir des tâches qui occuperont les 80 % restants de notre temps et de nos efforts. Néanmoins, il est important de ne pas consacrer trop de temps à ces tâches, car elles peuvent au mieux produire des résultats minimes.

Alors, qu'est-ce qui est techniquement considéré comme trop de temps ? Cela dépend de la façon dont votre journée de travail est structurée. Si vous effectuez simplement quotidiennementtâches routinières courtes, vous pouvez facilement répartir votre travail selon la règle de productivité 80/20. Mais qu'en est-il des grands projets ? Ils ne sont pas si coupés et secs et ils ne sont pas toujours faciles à diviser. Alors, comment utilisez-vous cette règle pour eux.

Sachez simplement que même si votre grand projet peut être extrêmement important, plus vous y consacrez de temps, moins vous pouvez vous attendre à obtenir de résultats. Cela signifie-t-il que vous devez vous précipiter dans le projet pour vous assurer qu'il obtient les meilleurs résultats ? Pas exactement.

Ce sur quoi vous devez vous concentrer, c'est la façon dont vous répartissez votre temps. Selon la règle, les premiers 20 % de votre temps et de vos efforts rapportent 80 % des résultats. Le deuxième 20 % rapporte 10 % supplémentaires des résultats et le troisième 20 % (maintenant nous sommes à 60 % jusqu'à présent) rapporte généralement 3 %. Au fur et à mesure que la distribution se poursuit, le pourcentage de résultats que vous générez diminue de plus en plus.

En d'autres termes, il est important de savoir quand s'arrêter et conclure un projet après avoir fourni beaucoup d'efforts.

Obtenez des commentaires et apportez des modifications rapides

Une fois que vous avez fait tout ce que vous pouviez faire sur une tâche, vous pouvez toujours obtenir des commentaires de votre équipe ou de vos clients. Si vous êtes perplexe sur un aspect particulier de la tâche, demandez de l'aide oul'externaliser. Cela peut vous aider à conserver votre énergie productive pour d'autres travaux.

Obtenir des commentaires peut également être utile lorsqu'il s'agit de vous faire gagner du temps et de l'énergie, car cela peut vous aider à modifier votre stratégie ou à travailler plus efficacement.

Par exemple, j'ai passé une fois énormément de temps à essayer de mettre en œuvre une nouvelle conception de site Web. Mon processus était criblé d'une tonne d'erreurs, de frustration et il y avait des moments où je ne comprenais même pas ce que je faisais.

Si j'avais su la règle des 80/20 à l'époque, j'aurais compris à quel point tous mes efforts au cours de la semaine n'étaient pas vraiment d'une grande utilité. J'avais besoin de demander des commentaires, des conseils et de pouvoir pivoter si nécessaire pour ne pas perdre beaucoup de temps et n'obtenir aucun résultat.

Résumé

La règle de productivité 80/20 est un excellent exemple que la plupart du temps, il est préférable de travailler plus intelligemment plutôt que de travailler plus dur. Lorsque vous répartissez soigneusem*nt votre temps et votre énergie en fonction de cette règle, vous pouvez être plus productif dans votre entreprise.

Donnez la priorité aux 20 premiers % de votre journée de travail en ce qui concerne les tâches que vous accomplissez et sachez quand il est temps de pivoter et d'apporter des modifications lorsque vous travaillez sur les 80 % restants pour vous assurer de ne pas perdre trop de temps et d'énergie productifs.