Ces exemples de politiques de réserve d'exploitation à but non lucratif sont fournis pour vous aider à démarrer, mais gardez à l'esprit qu'aucun exemple ne conviendra parfaitement à votre organisation. Nous avons inclus quelques options pour vous aider. Assurez-vous de lire attentivement ces parties afin de créer la bonne politique pour votre organisation.
Un organisme à but non lucratif peut mettre de côté une réserve de trésorerie pour fournir un coussin pour les besoins futurs prévus ou imprévus. Cette ressource comprend des considérations pour la planification des réserves et deux exemples de politiques.
Réserves d'exploitation
Une réserve de fonctionnement est un solde de fonds non affecté mis de côté pour stabiliser les finances d'une organisation à but non lucratif en fournissant un coussin contre les événements imprévus, les pertes de revenus et les dépenses importantes non budgétées. Le déclencheur le plus courant de l'utilisation des réserves d'exploitation se situe du côté des revenus, par exemple lorsqu'une source auparavant fiable est réduite ou retirée. Étant donné que les réserves d'exploitation sont plus précieuses si elles sont fiables, un facteur important dans l'utilisation des réserves est également d'avoir un plan réaliste pour les reconstituer. Les réserves d'exploitation ne doivent pas être utilisées pour couvrir un manque à gagner à long terme ou permanent. Les réserves peuvent permettre à une organisation de surmonter de sérieux obstacles sur la route en gagnant du temps pour mettre en œuvre de nouvelles stratégies. Par prudence, les réserves doivent être utilisées pour résoudre des problèmes temporaires, et non des problèmes financiers structurels. Dans le pire des cas, les réserves peuvent être utilisées pour une fermeture ordonnée de l'organisation.
Les réserves d'exploitation peuvent faire partie de la trésorerie ou du fonds de roulement sans restriction de l'organisation. Chaque organisation à but non lucratif doit disposer de flux de trésorerie suffisants provenant de diverses sources de revenus et sortant pour payer les dépenses et autres obligations lorsqu'elles sont dues. Certaines organisations créent des réserves en mettant de côté des liquidités en plus des soldes des fonds bancaires réguliers à utiliser lorsque les flux de trésorerie réguliers sont perturbés.
Les réserves sont également différentes des fonds affectés. Les fonds affectés sont des subventions et des contributions qui ont été reçues pour des programmes ou des projets spécifiques. Ces fonds sont « restreints » pour une utilisation conformément à l'accord de subvention ou aux instructions du donateur. Parfois, cela signifie que les fonds affectés restent inutilisés à la banque pendant un certain temps et que l'organisation à but non lucratif ne peut pas utiliser ces fonds à d'autres fins.
Les réserves, en revanche, sont des fonds « sans restriction » qui peuvent être utilisés de la manière que la direction et le conseil d'administration de l'organisation à but non lucratif choisissent.
D'où viennent les réserves ?
À l'occasion, un organisme sans but lucratif recevra une subvention ou une contribution pour créer ou ajouter à un fonds de réserve de fonctionnement. Habituellement, cependant, les réserves sont constituées au fil du temps en générant un excédent illimité et en désignant intentionnellement une partie de l'excédent de trésorerie comme fonds de réserve. Certaines organisations incluent un poste dans le budget à ajouter aux réserves.
Combien devrions-nous avoir ?
Bien qu'il existe des directives générales pour fixer des objectifs de réserve de fonctionnement, elles doivent toujours être accompagnées de « cela dépend ». La plupart des normes sont basées sur une formule permettant d'avoir suffisamment de liquidités sans restriction pour couvrir les dépenses d'exploitation pendant un certain nombre de mois. Un objectif de réserve couramment utilisé est de trois à six mois de dépenses. Dans le haut de gamme, les réserves ne doivent pas dépasser le montant du budget de deux ans. Au bas de l'échelle, les réserves devraient être suffisantes pour couvrir au moins une masse salariale complète, taxes comprises. Gardez à l'esprit que les montants cibles génériques pour les réserves ne tiennent pas compte de certaines variables importantes, telles que la stabilité des rentrées de fonds de l'organisation à but non lucratif.
Les organisations qui ont des contrats ou des frais avec des paiements réguliers et fiables n'ont pas autant besoin de réserves que les organisations qui dépendent de subventions périodiques, d'événements ou de campagnes de collecte de fonds ou d'activités saisonnières. Tenez compte de ces considérations lorsque vous fixez un objectif de réserve de fonctionnement. L'objectif des réserves d'exploitation changera également lorsque les revenus ou les dépenses deviendront moins fiables ou prévisibles en raison de changements internes ou externes.
Pourquoi les politiques sont importantes
Pour qu'une réserve d'exploitation soit viable, il devrait y avoir un accord et une politique du conseil d'administration sur le but et l'utilisation des réserves d'exploitation. Le but de la politique est de définir et d'établir des objectifs pour les fonds de réserve, de décrire clairement l'autorisation d'utilisation des réserves et de décrire les exigences en matière de rapports et de surveillance. Sans politique et procédure, les fonds de réserve ont tendance à être progressivement dépensés au fil du temps et ne sont plus disponibles la prochaine fois que les fonds sont vraiment nécessaires. Lors de l'élaboration de la politique, assurez-vous de permettre une certaine souplesse et une facilité d'accès. Les réserves sont là pour aider l'organisation à faire fonctionner des programmes et des services, pas pour créer un solde bancaire intouchable à admirer. Deux exemples de politiques sont inclus à la fin de cet article.
Autres types de réserves
Cette discussion a porté sur les réserves d'exploitation désignées pour gérer les flux de trésorerie ou les insuffisances de trésorerie à court terme et les dépenses imprévues. Il existe d'autres types de fonds de réserve qui peuvent être créés pour constituer des soldes de trésorerie à des fins spécifiques, telles que des réserves de réparation et de remplacement de bâtiments, des réserves de programme pour soutenir la poursuite du programme si le revenu est incertain et des réserves d'opportunité pour permettre à l'organisation à but non lucratif de fournir un financement de démarrage pour une nouvelle idée ou une innovation. Chaque type de réserve nécessite le même type de planification et de politique que celui décrit pour les réserves d'exploitation.
Élaboration d'une politique de réserve d'exploitation
L'élaboration et l'adoption d'une politique écrite concernant les réserves d'exploitation d'un organisme à but non lucratif est une pratique précieuse pour toute organisation. La politique peut être contenue dans les politiques financières ou peut être autonome. Avoir une politique écrite et approuvée sur les réserves de fonctionnement aidera à garantir que le conseil d'administration et la direction du personnel utilisent des définitions et des calculs cohérents et que l'autorité et les directives opérationnelles pour l'utilisation des fonds en réserve sont claires pour tous. En l'absence d'une politique adoptée, le personnel et les membres du conseil peuvent avoir des hypothèses différentes qui peuvent ou non être exactes ou productives. Si l'idée de créer une politique de réserve de fonctionnement semble intimidante, cet exemple de base et cette ligne directrice pour l'élaboration de politiques peuvent être utiles.
Cinq éléments essentiels pour les politiques
L'intention de la politique de réserve de fonctionnement est de décrire et de documenter le but, les objectifs et les mécanismes de maintien et d'utilisation des fonds de réserve de fonctionnement. Pour ce faire, la politique de réserve de fonctionnement doit aborder cinq domaines :
- Objectif de la constitution et du maintien des réserves
- Définitions des types de réserves, utilisation prévue et calcul des montants cibles
- Attribution d'autorité pour l'utilisation de chaque type de fonds de réserve, qui peut inclure la délégation d'une certaine autorité aux chefs d'état-major
- Responsabilités en matière de déclaration des montants des fonds de réserve et d'utilisation des fonds de réserve
- Toute politique spécifique, si nécessaire, concernant l'investissem*nt des fonds de réserve
Élaboration et approbation d'une politique
Cet article comprend deux exemples de politiques de réserve. Le premier concerne uniquement les réserves d'exploitation et sera utile pour les organisations à but non lucratif disposant d'une seule réserve de trésorerie principalement utilisée pour les déficits occasionnels imprévus. Le deuxième exemple de politique s'élargit pour inclure d'autres types de réserves, comme les réserves de construction. Cet exemple nécessite plus de discussion et de personnalisation pour la situation et les plans particuliers de l'organisation à but non lucratif. Les deux exemples de politiques incluent une variété de composants qui peuvent ou non répondre aux besoins d'une organisation à but non lucratif individuelle. Ces exemples sont un point de départ destiné à vous aider à aborder les questions et décisions essentielles. Certaines organisations à but non lucratif élaborent des politiques plus complètes et détaillées qui intègrent des responsabilités plus spécifiques et ajoutent beaucoup plus de détails. L'action la plus importante est de créer et d'adopter une politique qui répond aux besoins de votre organisation.
Considérations lorsque vous démarrez avec un modèle de stratégie
Nous proposons ces exemples de politiques de réserve pour vous aider à démarrer, mais gardez à l'esprit qu'aucun exemple ne conviendra parfaitement à votre organisation. N'adoptez jamais une politique sans un examen approfondi et une prise en compte des risques, des opérations et de la structure de l'organisation. Dans les exemples de stratégies inclus ici, certaines zones nécessitent une personnalisation. Le texte en gras entre crochets doit être personnalisé pour répondre à vos besoins. Nous avons inclus quelques options pour vous aider. Assurez-vous de lire attentivement ces parties afin de créer la bonne politique pour votre organisation.
Téléchargez les ressources complètes sur la droite pour deux exemples de politiques de réserves, une pour les réserves d'exploitation et une autre pour les réserves multiples.
