Administratieve verplichtingen voor ondernemers | FinancElle (Elle Loijens) (2024)

Een administratie bijhouden betekent eigenlijk niets anders dan dat je gegevens registreert die nodig zijn om (bijvoorbeeld) geldstromen en tijdsbesteding te volgen.

Als ondernemer heb je een administratie nodig. Niet alleen voor het invullen van je aangiften inkomstenbelasting en btw; een administratie bijhouden is ook wettelijk verplicht.

Vanuit de belastingdienst gezien geldt de volgende eis: zij moeten eenvoudig de benodigde informatie uit jouw administratie kunnen halen zodat ze kunnen controleren of jij het juiste bedrag aan belastingen hebt betaald.

Hieronder lees je meer over de algemene en specifieke eisen aan je administratie.

Algemene eisen aan je administratie

Als ondernemer heb je een zogenaamde ‘fiscale bewaarplicht’. Dit houdt in dat je wettelijk verplicht bent een goede en duidelijke administratie bij de houden en te bewaren.

In principe is de bewaartermijn voor je administratie 7 jaar, maar soms geldt 10 jaar (met name bij aan- of verkoop van onroerend goed en bij elektronische diensten, radio- en tv diensten en telecomdiensten).

Er zijn verder geen eisen aan hoe je de administratie opzet (dit mag ook digitaal, graag zelfs).

Welke gegevens moet je administreren?

De gegevens die je moet bijhouden zijn vrij uitgebreid. Gelukkig leven we in een digitaal tijdperk, waardoor je een groot deel van je gegevens makkelijker kunt raadplegen en bewaren.

De belangrijkste gegevens die nodig zijn in je administratie zijn:

• facturen (uitgaande en inkomende)
• kasadministratie (inclusief kassabonnen, indien van toepassing)
• bankafschriften (check hoe lang je deze kunt downloaden bij jouw bank)
• overeenkomsten (of voorstellen tot overeenkomst, zoals een offerte)
• agenda’s (zakelijke)
• e-mailverkeer (en eventuele andere correspondentie)

Houd in achterhoofd dat de belastingdienst gegevens kan opvragen voor verschillende doeleinden. Het is jouw plicht als ondernemer om alle gegevens die (redelijkerwijs) van belang kunnen zijn voor de belastingheffing te bewaren.

Bijvoorbeeld

• voor het urencriterium is je zakelijke agenda van belang, maar misschien ook je e-mailverkeer of je urenadministratie
• voor de bijtelling wil de belastingdienst naast je rittenadministratie misschien ook je agenda inzien. Vaak is er bewijs dat jij op een bepaalde tijd op een bepaalde plek was en dan is het aan jou om te bewijzen dat je daar voor zakelijke doeleinden was

Heb jij bepaalde kosten opgevoerd in de aangifte inkomstenbelasting? Zorg ervoor dat je kunt bewijzen dat deze kosten (van bijvoorbeeld een etentje of overnachting) zakelijk waren.

Btw – specifieke eisen aan je administratie

Als je btw-ondernemer bent, heb je de verplichting bepaalde specifieke dingen te administreren.

Uit je btw-administratie moet duidelijk blijken hoeveel btw je moet betalen en hoeveel je van de belastingdienst terugvraagt. Je moet in ieder geval bewaren:

• uitgaande facturen (lees meer over wanneer je een factuur moet verzenden en aan welke eisen deze moet voldoen in mijn blog btw: hoe werkt het?): je bent verplicht een kopie van de factuur in je administratie te bewaren en bepaalde gegevens te administreren. Als je werkt met een factuurnummer of -kenmerk is het bedrag van de factuur (zowel de vergoeding exclusief btw als het btw-bedrag) voldoende
• inkomsten: als je voornamelijk aan particulieren levert, pas je in plaats van het factuurstelsel, het zogenaamde kasstelsel toe. In dat geval moet je al je inkomsten administreren (die zijn bijgeboekt of ontvangen in kas).
• ontvangen facturen: zoals ook geldt voor uitgaande facturen, moet je ook inkomende facturen bewaren en bepaalde gegevens vastleggen (als je werkt met factuurnummer of – kenmerk is het bedrag voldoende)
• privégebruik: als je bepaalde goederen of diensten vanuit je bedrijf ook in privé gebruikt, moet je dit vastleggen. De btw is dan niet of maar gedeeltelijk aftrekbaar (bijvoorbeeld bij een auto van de zaak).

Als je onder de kleine ondernemersregeling (KOR) valt, hoef je geen administratie bij te houden. Een btw-administratie is ook niet verplicht als je alleen vrijgestelde diensten en/of goederen levert.

Hoe houd jij jouw administratie bij? Doe je het zelf in bijvoorbeeld een spreadsheet? Of heb je een softwarepakket?